Zarządzanie oprogramowaniem – IPR-Insights License Consulting

Zarządzanie oprogramowaniem

SAM-puzzle

Zarządzanie zasobami oprogramowania na poziomie przedsiębiorstwa to dziedzina bardzo złożona, wymaga bowiem nie tylko specjalistycznej wiedzy z zakresu informatyki, prawa oraz rachunkowości, ale także połączenia tych obszarów w kontekście oprogramowania komputerowego. Dlatego też SAM stało się osobną dziedziną IT. Uzyskanie kompetencji oraz stałe doskonalenie wiedzy w tematyce tak specjalistycznej jest dla przedsiębiorstwa zwykle nieopłacalną inwestycją.

 

IPR-Insights dysponuje rozległym portfolio usług obejmującym wszystkie elementy zarządzania oprogramowaniem. Oferujemy zarówno indywidualną obsługę poszczególnych elementów SAM jak i usługi dla całego procesu zarządzania aplikacjami.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się, na którym "poziomie dojrzałości" w procesie zarządzania oprogramowaniem znajduje się Twoja firma, pobierz naszą broszurę!

 

SAM w przedsiębiorstwie

W trakcie tworzenia i wdrażania procesów SAM na poziomie przedsiębiorstwa możemy napotkać wiele problemów, których rozwiązanie wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu zarządzania oprogramowaniem oraz dziedzin pokrewnych (informatyki, prawa, rachunkowości czy kierowania firmą). Bywa, że konieczna jest wręcz umiejętność dostosowania się do zmiennej polityki licencjonowania tego czy innego producenta. Uzyskanie w tym biegłości, nie mówiąc już o stałym doskonaleniu wiedzy w dziedzinie tak specjalistycznej, oznacza  dla większości firm niepotrzebne finansowe obciążenie, a także odwrócenie uwagi od kluczowych celów biznesowych.

 

Konsultanci IPR-Insights są specjalistami nie tylko w wyżej wymienionych dziedzinach, ale także dysponują rozległą i praktyczną wiedzą w obszarze SAM. Nasi eksperci świetnie odnajdują się w labiryncie licencji, potrafią wyłowić kryjące się w nim możliwości i pułapki. Dzięki temu naszym klientom możemy zaproponować indywidualne rozwiązania, które pomogą w optymalizacji kosztów związanych z oprogramowaniem.

 

Nasi specjaliści świadczą usługi w następujących dziedzinach:

Inwentaryzacja oprogramowania

Przed podjęciem decyzji zakupowych musimy zadać sobie podstawowe pytanie: jakie narzędzia już posiadamy? Brzmi to banalnie, ale w dziedzinie oprogramowania komputerowego sytuacja nie jest tak prosta, jak mogłoby się początkowo wydawać. Nasze pytanie przybiera bowiem wówczas bardziej złożoną formę: których programów używamy, a w związku z tym iloma i jakimi licencjami dysponujemy? Udzielenie jednoznacznej odpowiedzi staje się trudne. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że średnie i duże przedsiębiorstwa w Polsce używają nierzadko tysięcy różnych programów komputerowych, pochodzących od setek producentów. Przygotowanie szczegółowej mapy infrastruktury – inwentaryzacja posiadanych przez firmę zasobów oprogramowania, zestawienie go z zakupionymi licencjami oraz analiza rozbieżności – może stanowić trudne zadanie dla organizacji, które nie dysponują wystarczającymi zasobami IT. Konsultanci IPR-Insights posiadają wieloletnie doświadczenie w inwentaryzacji oprogramowania, która odbywa się w następujących etapach:

  1. Zebranie danych o oprogramowaniu zainstalowanym na sprzęcie firmowym przez sieć i/lub ręcznie
  2. Stworzenie fizycznego inwentarza licencji
  3. Dokumentacja umów licencyjnych oraz faktur
  4. Zestawienie zainstalowanego oprogramowania z nabytymi licencjami oraz analiza rozbieżności
Normy SAM

Zarządzanie oprogramowaniem może oddziaływać na szereg operacji w firmie, dlatego też procedury SAM, podobnie do innych procesów zarządzania, nie mogą działać bez odpowiednich ram regulacyjnych. W przypadku procesów zarządzania oprogramowaniem regulacja ta ma szczególne znaczenie, ponieważ umożliwia kierownictwu firmy nie tylko zmniejszenie ryzyka przypadkowych błędów i celowych naruszeń normy, ale także rozłożenie odpowiedzialności na wszystkich uczestników procesu.

 

Oprócz przygotowanianorm zarządzaniaoprogramowaniem niezbędne jest również ich odpowiednie osadzenie w realnym środowisku, a nawet jeśli konieczne, unormowanie pokrewnych obszarów.

 

Konsultanci IPR-Insights dysponują rozległą wiedzą w obszarze regulacji SAM. Bazując na wieloletnim doświadczeniu nasi specjaliści świadczą usługi w następujących dziedzinach:

  • Audyt procedur zarządzania oprogramowaniem
  • Przygotowanie oraz modyfikacje mapy odpowiedzialności
  • Kontrola norm zarządzania oprogramowaniem
  • Przygotowywanie norm i procedur zarządzania oprogramowaniem
  • Regulacja wewnętrznych procesów
  • Outsourcing w obszarze umów i przepisów
Systemy SAM

W celu efektywnego zarządzania zasobami oprogramowania niezbędne jest stworzenie szczegółowej mapy infrastruktury sprzętu i aplikacji. To zadanie może być trudne, szczególnie dla średnich przedsiębiorstw. Dane objęte badaniem ulegają bowiem zmianie, szybko się dezaktualizują, tymczasem wiele operacji firmowych wymaga dokładnych i aktualnych informacji o sprzęcie i oprogramowaniu.

  • Największe zapotrzebowanie na takie informacje występuje w IT, ponieważ dane dotyczące sprzętu i oprogramowania są niezbędne w procesie planowania projektów, wprowadzania zmian oraz innych procesach informatycznych.
  • Aktualne informacje o oprogramowaniu wykorzystywane są również w przygotowywaniu i zarządzaniu budżetem firmy, planowaniu zakupów IT czy prowadzeniu księgowości.
  • Nie należy też zapominać o stronach trzecich, np. producentach  i twórcach używanego w firmie oprogramowania, a nawet organach władzy, które mają prawo wymagać od firmy przedstawienia odpowiedniej dokumentacji, poświadczającej korzystanie z oprogramowania w zgodzie z warunkami z licencji.

Właśnie dlatego IPR-Insights rekomenduje wprowadzenie wygodnego systemu administracji w celu wdrożenia i utrzymania efektywnego zarządzania oprogramowaniem. IPR-Insights świadczy następujące usługi związane z systemem:

  • Dostarczenie systemu zarządzania oprogramowaniem
  • Wprowadzenie systemu zarządzania oprogramowaniem
  • Obsługa i wsparcie systemu zarządzania oprogramowaniem
  • Identyfikacja nieznanego oprogramowania

Nasz zastrzeżony system SAM został stworzony z uwzględnieniem obowiązujących norm i zaleceń oraz praktycznej wiedzy wyniesionej z wielu audytów i projektów SAM.

Optymalizacja zaopatrzenia
Wsparcie audytu
Przeglądy licencji

 

Przygotowanie do audytu producenta

W przeciwieństwie do nieoczekiwanych kosztów audytów producentów oprogramowania, proaktywne zarządzanie oprogramowaniem można włączyć do budżetów IT i skutecznie zmniejszyć zarówno ryzyko, jak i koszty licencji.

Na ryzyko i wyniki audytu może znacząco wpływać proaktywne podejście do zarządzania oprogramowaniem. Należy zauważyć, że wszelka „pomoc” oferowana przez dostawców nie jest bezinteresowna: oferowane narzędzia przygotowawcze służą przede wszystkim sprzedaży licencji. Tylko niezależny konsultant ds. licencjonowania i niezależne od dostawcy narzędzie SAM może zagwarantować, że zapłacisz tylko te opłaty licencyjne, które odpowiadają rzeczywistym potrzebom Twojej firmy - nie więcej.

Najlepiej byłoby, gdyby przygotowania rozpoczęły się z własnej inicjatywy, na długo przed otrzymaniem formalnego zawiadomienia z audytu. Daje to więcej czasu na ocenę faktycznych potrzeb użytkowania oprogramowania i porównanie ich z bieżącym użytkowaniem oprogramowania i zakupionymi licencjami.

Na czas trwania audytu mają wpływ możliwości organizacyjne producenta oprogramowania, ale w przypadku większej organizacji należy szacować, że audyt może trwać powyżej 12 miesięcy.  Wynika to z konieczności zebrania dużej ilości danych, które z reguły nie są rutynowo gromadzone przez organizację oraz takich, których nie można dostarczyć w sposób zautomatyzowany lub są rozproszone w organizacji i wymagają analizy. Niedoszacowanie nakładów pracy w trakcie audytu, a w konsekwencji zaangażowanie większej ilości osób w proces występuje równie powszechnie jak niezgodności licencyjne.

Jako niezależny konsultant, IPR-Insights pomaga opracować proaktywne podejście do zarządzania zasobami oprogramowania i opracować procesy SAM w organizacji, które pozwalają przygotować się na audyty dostawców oprogramowania. Gotowe do użycia, dokładne raporty użycia licencji mogą być prezentowane zgodnie z oczekiwaniami dostawcy za pomocą narzędzia SAM, przy minimalnym czasie, energii i kosztach.

Wsparcie eksperckie w trakcie audytu producenta

Otrzymanie zawiadomienia o audycie zwykle powoduje duże poruszenie w organizacji. Od momentu otrzymania zawiadomienia o rozpoczęciu audytu, organizacja ma zazwyczaj 30-45 dni na przygotowanie się do wizyty audytora. IPR-Insights może zapewnić wsparcie w negocjacjach z audytorem: nasi eksperci pomagają naszym klientom poznać ich rzeczywisty stan licencjonowania i zmniejszają przewagę negocjacyjną audytora, co pozwala zasiadać na do rozmów na temat braków licencyjnych jako równorzędna strona.

Tarcza ochronna na wypadek audytu

Usługa Software Audit Protection Shield ma na celu ochronę klientów przed możliwymi, ale trudnymi do przewidzenia skutkami audytu producenta. W chwili obecnej jest to program unikatowy na skalę globalną! IPR-Insights pomaga swoim klientom przygotować się do audytu producenta, wskazuje wszelkie braki (i w razie potrzeby je usuwa), a jeśli jego raport zgodności jest błędny, pokrywa różnicę (do określonej w umowie sumy granicznej)! Firma posiada ubezpieczenie na wypadek obciążenia finansowego.

Obecnie program jest dostępny dla oprogramowania dwóch producentów:

  • Audit Protection for Microsoft
  • Audit Protection for Oracle

Gwarancja finansowa odnosi się także do okresu, w którym strony mają zobowiązania umowne (od końca pierwszego audytu do ostatniego dnia trwania umowy), do producentów, których dotyczy umowa, oraz do systemów, do których klient zapewnia dostęp lub tych, o których udostępnia informacje. W warunkach umowy określa się zawartość oświadczenia wykonania, terminy przekazania informacji i wymagania dotyczące zakresu informacji.

Podwyższone usługi
Kompleksowe usługi SAM
IPR-Insights zapewnia zarządzanie zasobami oprogramowania korporacyjnego nie tylko w ścisłym tego słowa znaczeniu, ale także usługi, które uzupełniają, a nawet przekraczają zakres codziennych działań SAM:
Wdrażanie standardu ISO 19770-1
IPR-Insights od czasu ustanowienia przestrzega międzynarodowych standardów i zaleceń. Od publikacji ISO 19770-1 nasza firma działa w odniesieniu do tej normy. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli firma chce uzyskać kwalifikację ISO dotyczącą określonego działania, pierwszym krokiem jest ocena faktycznego stanu, przygotowanie do wprowadzenia i wprowadzenia normy. Następnie następuje ocena i certyfikacja systemu.   Zgodnie z międzynarodową zasadą „niezależności” firma przygotowawczo-doradcza i partner certyfikujący nie mogą być tacy sami. Ponieważ nasza firma zajmuje się przygotowaniami i doradztwem, nie certyfikujemy naszych klientów, ponieważ spowodowałoby to niezgodność. Dlatego certyfikację należy uzyskać od partnera niezależnego od IPR-Insights.
Doradztwo prawne w zakresie oprogramowania
It should not be overlooked in enterprise software asset management that software is intellectual property subject to special legal provisions. An up-to-date understanding of these features implies a specialization that is often not in the possession of even well-qualified by lawyers or corporate lawyers. It cannot be ignored either that legal expertise is worthless without the knowledge of the technology involved and reliable data.   The IPR-Insights legal team has up-to-date knowledge and extensive experience in software copyright, vendor license agreements, free software terms of use, licensing and vendor reviews, and in general, the civil and criminal aspects of compliant software use, and they receive widespread support from IPR-Insights Operator and Development Team.   In order to properly manage the legal risks associated with your software tools and minimize their financial and reputational impact, it is worth relying on software lawyers’ support. IPR-Insights consultants offer you the following services:
  • Legal advisory related to software copyright
  • Editing, reviewing, licensing software use (licensing) contracts
  • Representation of users in software vendor audits, user-side management of software vendor audits (communication with vendor and auditor, handling of data provision, privacy and confidentiality issues, resolution of identified incompliances, risk management)
  • Identifying and neutralizing FLOSS licensing risks using freeware
  • Software license transfer review, license agreement due diligence review
  • Consultancy with regard to the sale and purchase of second-hand software licenses, risk identification, and neutralization, documentation verification, and preparation.