Szoftvergazdálkodás (SAM)

Szoftvereszköz-gazdálkodás
A szoftvereszköz-gazdálkodás vállalati területei

A vállalati szoftvereszköz-gazdálkodás (SAM) rendkívül komplex feladat. Megfelelő működtetéséhez egyaránt szükséges a terület informatikai, számviteli és jogi vonatkozásainak pontos ismerete, valamint az e területek közötti összefüggések biztos átlátása

Ezért a szoftvergazdálkodás mára önálló szakterületté vált. Mindamellett ennek a speciális szaktudásnak a teljes vagy akár csak részleges kiépítése és folyamatos fejlesztése egy adott vállalaton belül többnyire nem gazdaságos.

Az IPR-Insights széleskörű iparági tapasztalatokkal és a teljes vállalati SAM folyamatot lefedő szolgáltatás portfólióval rendelkezik, így az egyedi-egyszeri szolgáltatások nyújtásán túl képes az adott vállalatra szabott, komplex szoftvereszköz-gazdálkodási projektek megvalósítására is, vagy akár a SAM folyamat részleges vagy teljes ellátását is képes megoldani.

Vállalati szoftvergazdálkodás

A SAM folyamat kialakítása és működtetése során számos olyan megoldandó feladat, probléma merülhet fel, amelynek hatékony támogatásához elengedhetetlen a szerteágazó szoftvergazdálkodási folyamatok és a kapcsolódó szakterületek összefüggéseinek ismerete, vagy éppenséggel a számtalan szoftvergyártó/fejlesztő változatos licencelési politikájában való eligazodás képessége. Ennek a szaktudásnak a felépítése és folyamatos fejlesztése, vagy csak egyszerű szinten tartása azonban túlságosan nagy anyagi terhet róhat a vállalkozásokra, és szükségtelenül vonhat el erőforrásokat az alaptevékenység támogatásától.

Az IPR-Insights tanácsadói az említett területek szakértői, akik széleskörű iparági tapasztalatokkal és megfelelő gyakorlati szoftvergazdálkodási tapasztalattal is rendelkeznek. Jól ismerik a bevált legjobb gyakorlatokat, a területekben rejlő lehetőségeket, és az esetleges felmerülő buktatókat, valamint biztosan tájékozódnak a szoftverlicencelés útvesztőiben is. Segédkezet nyújtanak, hogy már bizonyítottan működő, ugyanakkor az adott vállalatra szabott megoldások szülessenek, és a vállalat éppen annyit, de csak annyit költsön szoftverekre, amennyit valóban szükséges.

Szoftverleltár készítése

Gazdasági döntések meghozatalakor egy alapvető kérdés biztosan felmerül: milyen eszközökkel rendelkezünk jelenleg? Egyszerűen hangzik. Ha azonban informatikai területen, azon belül is szoftverek tekintetében kell gazdálkodási döntéseket hoznunk, már távolról sem ilyen egyszerű a kép!

Az egyszerű válasz adásának képessége már ott kétségessé válik, amikor belegondolunk: a szoftverek esetében még a kérdést is pontosítanunk kell: milyen eszközöket használunk, és ezzel összevetve milyen szoftverlicencekkel rendelkezünk jelenleg? Hiszen ez a kettő a legritkább esetben egyezik meg 100%-ban egymással.

A helyzet tovább bonyolódik, ha figyelembe vesszük azt a tapasztalati tényt, hogy egy mai magyar közép- vagy nagyvállalatnál átlagosan ezres nagyságrendű különböző szoftverterméket használnak, amelyek akár több száz gyártótól is származhatnak. Egy ilyen infrastruktúra teljes feltérképezése – beleértve a hardverek és a rajtuk futó szoftverek pontos felmérését, a rendelkezésre álló licencdokumentációk feldolgozását és a különbségek elemzését – ijesztő nagyságrendű feladatnak tűnhet az amúgy is szűkös informatikai erőforrásokkal rendelkező cégeknek.

Az IPR-Insights tanácsadói többéves gyakorlattal rendelkeznek szoftverleltárak elkészítésében, melynek során a megrendelővel szoros együttműködésben a következő feladatokat hajtják végre:

  1. lépés: Hardver- és szoftveradatok összegyűjtése hálózaton keresztül és/vagy kézi felméréssel
  2. lépés: Fizikai licencraktár kialakítása
  3. lépés: Rendelkezésre álló licencek és számlák feldolgozása
  4. lépés: Szoftverhasználat és a szoftvervagyon összevetése, különbségek elemzése

A szoftvergazdálkodás összetett folyamat, de meggyőződésünk, hogy minden helyzetben, bármilyen cégkultúrában és vállalati struktúrában meg lehet találni azt az ideális eljárást, azaz folyamatrendszert, amely nem okoz fejfájást egyetlen vezetőnek sem.

SAM folyamatok, szabályozások

A szoftvereszköz-gazdálkodás igen szerteágazó folyamatokat érinthet egy adott vállalat életében, ezért hasonlóan más menedzsment folyamatokhoz, a SAM folyamatok sem működhetnek jól megfelelő szabályozási háttér nélkül. A SAM folyamatok esetében azonban a szabályozásnak különösen kiemelt jelentősége van, hiszen elsősorban ez teszi lehetővé a vállalatvezetés számára, hogy csökkentse a véletlen tévedések, valamint a szándékos normasértések kockázatát és megossza felelősségét a folyamat szereplőivel.

A terület szabályozásakor a szűken vett szoftverhasználati és szoftvereszköz-gazdálkodási szabályzatok elkészítésén túlmenően azonban, ezeket a szabályozásokat megfelelően be is kell ágyazni a meglévő szabályzati környezetbe, illetve szükséges lehet egyes speciális, kapcsolódó területek szabályozása is.

Az IPR-Insights tanácsadói az elmúlt években számos vállalatnál szereztek gyakorlati tapasztalatokat szoftvereszköz-gazdálkodási szabályozások kialakításában. E tapasztalatokat felhasználva tanácsadóink a következő szolgáltatásokkal tudják segíteni munkáját:

  • Szoftvereszköz-gazdálkodási folyamat audit végzése
  • Felelősségi térkép készítése és igény szerinti átalakítása
  • Szoftvereszköz-gazdálkodási szabályzatrendszer felülvizsgálata
  • Szoftvereszköz-gazdálkodási szabályzatrendszer és folyamatok kialakítása
  • Belső fejlesztések szabályozása
  • Szoftver-kiszervezési szerződések és szabályozások készítése
  • Megfelelő SAM folyamatokkal és szabályozással jelentősen csökkenthetők a szoftverekkel kapcsolatos költségek és kockázatok – tekintse meg infovideónkat!
SAM rendszerek

A megfelelő szoftvereszköz-gazdálkodási tevékenységhez elengedhetetlen a vállalat összes hardver- és szoftvereszközének feltérképezése, ami azonban még egy kisebb középvállalat esetében is hatalmas feladat lehet. Az így feltérképezett adatok azonban nagyon gyorsan változnak és avulnak, márpedig egy vállalat életében számos olyan folyamat van, amely számára nélkülözhetetlenek a pontos és aktuális hardver- és szoftvereszköz adatok.

A leggyakoribb igény az informatika részéről jelentkezik, hiszen a projektek megtervezéséhez, az üzleti igényeknek megfelelő változtatások kivitelezéséhez, és még számos egyéb informatikai folyamat végrehajtásához szükségesek.

Ezen felül a vállalat gazdálkodási folyamatai is folyamatosan igénylik ezeket az adatokat, elegendő csak a költségvetések készítésére és követésére, vagy az új informatikai beszerzések tervezésére gondolnunk, de ide tartoznak például a számviteli nyilvántartásokkal kapcsolatos kötelezettségek is.

Végül, de nem utolsó sorban meg kell említenünk a külső szereplőket is, mint például a vállalat által használt szoftverek gyártóit, fejlesztőit, vagy a különböző hatóságokat, akik szintén igényelhetnek a vállalattól ilyen jellegű adatokat.

Az IPR-Insights ezért a hatékony szoftvereszköz-gazdálkodás kialakításához és hosszú távú fenntartásához egy megfelelő SAM rendszer bevezetését is javasolja. Mindehhez az alábbi szolgáltatásokat nyújtjuk:

  • Szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer szállítása
  • Szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer bevezetése
  • Szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer üzemeltetése/támogatása
  • Ismeretlen szoftverek azonosítása
  • Saját fejlesztésű SAM-Insights rendszerünk a vonatkozó szabványok, ajánlások figyelembevételével, számos szoftvereszköz-gazdálkodási projekt és jogtisztasági vizsgálat gyakorlati tapasztalatai alapján készült
Szoftverbeszerzési tanácsadás

Tapasztalatunk szerint új ügyfeleink 70-90%-a kedvezőtlenebb áron szerzi be szoftverlicenceit, mint amire lehetősége lenne. Ennek mértéke egy adott beszerzés esetében aktuálisan akár a 40%-ot is elérheti és a további években fizetendő díjakon keresztül (követés és támogatás) ez akár több éven keresztül is fennállhat.

A mögöttes okok sokrétűek, de az egyik legkézenfekvőbb az, hogy a gyártók, fejlesztők részéről hiányzik a megfelelő tájékoztatás az elérhető lehetőségekről. Ebben persze semmi meglepő nincsen, hiszen elsődleges érdekük saját nyereségük maximalizálása. Ráadásul a licencelési feltételek gyakran módosulnak, a felhasználók szakemberei számára szinte lehetetlen lépést tartani az egymással versengő gyártók folyamatosan változó ajánlataival.

Szoftverbeszerzési tanácsadás szolgáltatásunk szakértőink közel 20 éves szoftver licencelési szakterületen szerzett szakmai tapasztalatára épül. Munkatársaink nagyon alapos ismeretekkel rendelkeznek a különböző licencelési megoldások területén, valamint komoly gyakorlati tapasztatot is felhalmoztak a különféle gyártói egyeztetések során, amikor az ügyfelek érdekeit képviselték. E felhalmozott tudás és tapasztalat egy olyan know-how-ban testesül meg, amelynek alkalmazása a szoftverbeszerzési költségek akár 20-40%-os csökkenését is eredményezheti.

Mivel e szolgáltatásunk igénybe vétele előtt ügyfeleinkben számos, fontos kérdés felvetődik, ezért fontosnak tartjuk kiemelni az alábbiakat:

  • cégünk semmilyen formában nem érdekelt más gyártók szoftvereinek értékesítésében, ezért munkánkat tőlük függetlenül, kizárólag ügyfeleink érdekeit szem előtt tartva végezzük;
  • eredményeinket 100%-ban legális, a gyártók licencelési szabályainak teljes mértékben megfelelő megoldások kidolgozásával érjük el;
  • Eredményeinket elsősorban nem azáltal érjük el, hogy csökkentjük a licencek darabszámát (bár ha a folyamat során észreveszünk legális és az ügyfél számára is megfelelő lehetőséget erre, akkor ilyen jellegű javaslatokkal is élünk).
Audithoz nyújtott támogatás

A jelentős IT-infrastruktúrát üzemeltető szervezeteket egyre több licencelési változás érinti. Felméréseink szerint a régió abban is követi a világtrendet, hogy a vállalatok egyre gyakrabban szembesülnek gyártói licencauditokkal – a válaszadó cégek 2/3-a volt érintett!

A legaktívabb auditorok többnyire bonyolult licencelésű és gyakran megkerülhetetlen – lévén kvázi iparági sztenderdek – szoftvereket kínálnak. E gyártóknak gyakran számszerűsített audit-bevételi terveik vannak:

  • Volt olyan év, amikor az Oracle új adatbázis-kezelőkből származó licencbevételeinek felét az auditok hozták
  • A Microsoft nagyvállalati ügyfeleit háromévente auditálja
  • Az IBM-nél külön igazgatóság foglalkozik az auditokkal
  • Az SAP folyamatosan, online auditál
  • A több felvásárlás után kiterjedt portfólióval (pl. HPE) bíró Micro Focus is egyre aktívabb auditban.

Az audit folyamata gyakran a tervezettnél több anyagi, emberi erőforrást igényel, és időtartama meghaladhatja az 1-3 hónapot – akár 100 munkaóránál is többet kiszakítva az IT-részleg drága idejéből.

A cégek mintegy ötöde gyártói konzultációt vesz igénybe a felkészüléshez, ami ugyan jellemzően „ingyenes”, de a gyártó tanácsadója – érthető módon – kizárólag licencbeszerzésekkel próbálja orvosolni a feltárt hiányt. Így a felhasználó közvetve többszörösen megfizeti a konzultáció árát.

Az IPR-Insights független tanácsadóként támogatja az ügyfeleket. Minél előbb megkezdjük az együttműködést, annál több költség és kockázat hárítható el! Ha még az audit-megkeresés előtt elindul a szoftvergazdálkodás, akkor a legnagyobb az esély az átfogó optimalizálásra. Bár szűkebb az időkeret, de az audit-megkeresést követően is tudunk segíteni. Ha már lezajlott az audit, akkor a legszűkebb a mozgástér, de még mindig csökkenthető a szoftvergyártó által megfogalmazott hiány. Az IPR-Insights többféle támogatással is ügyfelei rendelkezésére áll:

  • folyamatos felülvizsgálatokkal,
  • proaktív felkészítéssel gyártói szoftverauditokra,
  • szakértői támogatással a gyártói audit során, valamint
  • Szoftveraudit Védőpajzs garanciavállalási programmal.
Licenc-felülvizsgálatok

A szoftvereszköz-gazdálkodási folyamat minőségének fenntartását, fejlesztését csak rendszeres felülvizsgálattal lehet biztosítani. Szintén felülvizsgálatok segíthetnek annak a kérdésnek a megválaszolásában, hogy vajon a vállalat mennyire felel meg a SAM-re vonatkozó ajánlásoknak, szabványoknak (IT Infrastructre Library – Software Asset Management, ISO 19770: Information technology – Software asset management, stb.), hol van szükség változtatásokra, fejlesztésekre.

A megfelelés az ajánlásoknak, szabványoknak megbízható alapot ad arra is, hogy a szervezet a gyártói auditokon is sikerrel megfeleljen az egyes szerződésekbe foglalt szoftverhasználati és licencelési előírásoknak.

Az IPR-Insights az adott vállalat igényeihez illeszkedő, az iparági ajánlásokkal összhangban lévő, komplex felülvizsgálati projektek kivitelezését is vállalja.

Felkészítés gyártói szoftverauditra

A gyártói auditok nyomán keletkező váratlan kiadásokkal szemben a proaktív szoftvergazdálkodás tervezhető és reális költségei beilleszthetőek a feszített IT-büdzsékbe is, és hatékonyan csökkentik a kockázatot és a licencköltségeket is.

Az audit kockázatai és végkimenetele jelentősen befolyásolhatók felkészüléssel, azaz proaktív szoftvergazdálkodási szemlélettel. Fontos megjegyezni, hogy a szállítók által esetlegesen felajánlott „segítség” nem önzetlen: a kínált felkészülési eszközök elsősorban a licencértékesítés érdekét szolgálják. Csak független licenctanácsadó és gyártó-független SAM eszköz lehet garancia, hogy a felkészülés révén csak a cég valós igényeinek megfelelő licencdíjakat kelljen megfizetni – sem többet, sem kevesebbet.

Ideális esetben a felkészülés saját szándékból, jóval a hivatalos audit-értesítés megérkezése előtt elkezdődik. Így több idő áll rendelkezésre a valós szoftverhasználati igények felmérésére, és azok összevetésére az aktuális szoftverhasználattal, illetve a megvásárolt licencekkel.

A feladat időtartamát a szervezeti adottságok és a szoftvergyártó(k) is befolyásolják, de egy nagyobb szervezetnél legalább 12 hónappal érdemes számolni, hiszen sok olyan, a napi rutinon kívül eső adatot kell összegyűjteni, amelyek előállítása alig automatizálható, illetve kutatást igényel. A szükséges ráfordítások alulbecslése éppoly általános, mint a hiányoké.

Az IPR-Insights független tanácsadóként segít proaktív szoftvergazdálkodási szemléletet, és olyan SAM folyamatokat kialakítani ügyfeleinél, amelyek révén felkészülten várhatják a szoftvergyártók auditjait. A gyártó elvárásainak megfelelő napra kész, precíz kimutatások pedig SAM célszoftver alkalmazásával készíthetők el a legkisebb idő-, energia- és költségráfordítással.

Szakértői támogatás gyártói audit során

Az auditértesítés megérkezésétől a felhasználót szorítja az idő: tipikusan 30-45 napunk van, hogy felkészüljünk az auditor fogadására. Az IPR-Insights szakértői segítenek abban, hogy ügyfeleink már a felkészülés során megismerjék valós licencelési helyzetüket, és csökkentve az auditor információs előnyét, egyenlő félként ülhessenek a tárgyalóasztalhoz.

  • Azok számára, akik még nem kezdték el szoftvergazdálkodást, vagy a SAM folyamat elején járnak, rengeteg kérdés és megoldandó feladat merül fel. Milyen terhelésre és időtartamra lehet számítani? Mely termékeket fognak egyáltalán vizsgálni? Milyen pontossággal tudjuk, vagy sejtjük, hogy mit használunk? Van-e rálátásunk minden telepítésre? Egy vagy több területhez tartoznak ezek a szoftverek? Kik üzemeltetik? Tudjuk, hogy milyen licencekkel lehet lefedni azt, amit használunk? Mire van egyáltalán licencünk? Milyen nagyságrendben mozoghat a hiány, ha van? Hogyan kéne felkészülni az auditra?
  • Azokat, akik már előrébb tartanak a szoftvergazdálkodásban, licencelés és az auditálás finomabb részletei foglalkoztatják. Mekkora változás volt a legutóbbi felmérés óta? Vannak-e eddig ismeretlen licencelési csapdák? Lesz-e egyáltalán nem tervezett kiadásunk? Milyen értelmezési vitákra számíthatunk? Előre hozzuk-e a tervezett infrastruktúra átalakítást vagy egyéb beruházást? Mennyi lesz az adatszolgáltatás költsége? Hogyan tudjuk a napi működést legkevésbé zavaróan végezni a felkészülést és az adatszolgáltatást, kell-e hangolnunk az ütemterven? Az érettebb SAM gyakorlat az audit számszerű eredménye szempontjából is előnyös, és az információigény kiszolgálása is kevésbé zavarja meg a szokásos működést, így kisebb anyagi ráfordítást jelent.

Az ügyfélnek a licencszerződésből fakadó kötelessége az együttműködés az auditorral, és ez csak igen szélsőséges esetekben korlátozható. Ilyen lehet az, ha a vizsgálódó gyártó saját szoftverein kívül nem releváns területek iránt is érdeklődik, vagy ha a vizsgálat megzavarja a normális napi működést.

Az audit felderítő fázisa ad képet arról, hogy a gyártó termékeiből hol, mennyit és milyen funkciókat használunk, közülük melyek tartoznak az audit hatókörébe, illetve mindez mennyire egyezik a szándékolt felhasználásunkkal. Minél tagoltabb a szervezet, annál több olyan szervezeti és infrastrukturális zseb, zug, ahol valami váratlanra lelhetünk, és ezek a részletek az auditorokat nagyon érdeklik.

kiértékelési fázis feladata kideríteni, hogy az azonosított felhasználást milyen licencekkel lehet legjobban lefedni, és azt össze kell vetni a licencleltárral. Optimalizált licenckiosztásra viszont csak a felhasználó és / vagy független tanácsadó partnere fog törekedni, az auditor nem, hiszen a költséget a végfelhasználó viseli.

A várható hiány ismeretében következik a pénzügyi előkészítő fázis, benne annak meghatározása, hogy milyen szintű (pl.: regionális, globális) döntés, illetve támogatás szükséges a megoldáshoz. Kiugró hiányok rendezése akár tervezett fejlesztések elhalasztásával, vagy törlésével is együtt járhat.

Az auditorral folytatandó tárgyalási szakaszra készülve fontos előre tisztázni (akár számszerűsíteni), mit akarunk elérni, és mit vagyunk hajlandóak elengedni. Azt is tudnunk kell, hogy a szemben ülő félnek mi a célja, és várhatóan mit reagál majd az egyes lépéseinkre. Egyes licencszerződések meghatározásai nem pontosak a felhasználás gyakorlati megítélése szempontjából, s a vitás pontokat a gyártó hajlamos saját előnyére értelmezni. Az ügyfeleknek – egyenlő félként – lehetőségük van a nem egyértelmű fogalmak tényeken alapuló értelmezésre, ütköztetve a gyártó elképzelésével, hiszen a különbség listaáron hatalmas összeg lehet. A tényleges felhasználás értékét meg kell fizetni, de semmi olyat, ami ezen túlmegy, nem vezethető le a szerződésből, vagy nem tényeken alapul.

hiányok rendezésében eltérő a gyártók hozzáállása. Némelyikük akár az audit ideje alatt is megengedi a licencvásárlást, míg mások – főleg a külsős auditort alkalmazó cégek – az audit kezdetén fennálló állapotot fagyasztják be úgy licenc, mint felhasználás oldalon.

A szoftverauditor (akár gyártó, akár megbízott) az ügyfélnek pénzbe kerülő megállapításokat igyekszik tenni. Nem független szakértő – érdekelt abban, hogy hiányosságot találjon. Ráadásul egyes gyártók úgy rendelkeznek, hogy amennyiben a szerződött és a tényleges felhasználás között 5 százaléknál nagyobb az eltérés, az auditor díját is a vizsgált cég fizeti, ami szintén jelentős kiadás.

Fontos, hogy az auditornak sincs korlátlan ideje a vizsgálatra: elsőként a kevesebb munkával sok bevételt ígérő pontokra, az „alacsonyan függő gyümölcsökre” céloz. A gyártónként egyedi csapdahelyzetekre érdemes független SAM tanácsadói segítséggel felkészülni.

Szoftveraudit Védőpajzs

Védelem a szoftverauditokból fakadó kockázatok ellen – garanciavállalási program

Szoftveraudit Védőpajzs programunk – a proaktív szoftvergazdálkodásban rejlő lehetőségek kiaknázásával – minden korábbinál biztosabb védelmet nyújt ügyfeleinknek a gyártói szoftverauditokból fakadó kockázatok ellen.

Több mint 100 nagyvállalati referencia-projekt és több mint 15 éves szoftvereszköz-gazdálkodási tapasztalatunk birtokában, valamint SAM-Insights szoftvergazdálkodási eszközünk szoftver-tudásbázisa alapján együttműködő partnereinknek garantálni tudjuk, hogy szoftvereszköz-állományuk a szerződésben foglalt gyártó szoftverauditja esetén a gyártó licenc-jogi elvárásaitól összesen legfeljebb mekkora értékben térhet el.

Az IPR-Insights segít ügyfeleinek felkészülni a gyártói auditra, feltárja az összes hiányt (igény esetén segít megszüntetni), és ha kimutatása téves, (a szerződésben rögzített összeghatárig) fizeti a különbözetet! Ennek fedezetére cégünk felelősségbiztosítással rendelkezik. A pénzügyi garanciavállalás feltételeit olvassa el ismertetőnkben.

Jelenleg két gyártó szoftvereire köthető szoftveraudit védőpajzs szerződés:

  • Audit Protection for Microsoft
  • Audit Protection for Oracle

Ha érdekli szoftveraudit védőpajzs programunk, írjon nekünk, hogy személyesen tudjuk tájékoztatni a garanciavállalás részletes feltételeiről!

Emelt szintű SAM támogatás

Az informatikai tevékenységek lefedése külső szolgáltatásokkal, vagy éppen teljes kiszervezésük igen elterjedt gyakorlat. A szoftvereszköz-gazdálkodási tevékenységnek szintén számos olyan területe létezik, amely nagyon jól támogatható külső partner által is. A speciális szakértelem igénye, illetve a szoftverek világának (informatikai, jogi, számviteli ismeretek) gyors változásai miatt ez akár komoly erőforrásmegtakarítást is jelenthet, a megfelelő minőségi kritériumok fenntartása mellett.

Az IPR-Insights az egyedi igényekhez igazodó, testre szabott adminisztratív szolgáltatáscsomagokkal képes ellátni egy-egy szoftvereszköz-gazdálkodási részterület vagy akár a teljes folyamat külsős partner által elvégezhető feladatait. Tekintse meg infovideónkat!

Folyamatos SAM szolgáltatások

A vállalati igényeknek megfelelően – többek között – az alábbi szoftvergazdálkodási részterületek szerződéses ellátására vállalkozunk:

  • szoftvereszköz-gazdálkodási (SAM) rendszer teljes körű üzemeltetése
  • szoftverek felismertetése
  • licencraktár folyamatos karbantartása
  • egyedi riportok készítése
  • stb.

Ügyfeleink egyedi igényeik szerint választhatnak az IPR-Insights teljes vállalati SAM folyamatot lefedő szolgáltatásportfóliójából.

Kiszervezett szoftvergazdálkodás

Az egyedi-egyszeri szolgáltatásokon túl az IPR-Insights az adott vállalatra szabott, átfogó szoftvergazdálkodási projektek részleges vagy teljes ellátását kiszervezés (outsourcing) konstrukcióban is meg tudja oldani. Azon ügyfeleink, akik a szoftvergazdálkodás komplex feladatát – annak magas erőforrás-igénye miatt – nem kívánják a szervezeten belül megoldani, kiszervezett szolgáltatás formájában havidíj ellenében élvezhetik a szoftvergazdálkodás nyújtotta kockázatcsökkentési és költségoptimalizálási előnyöket.

Komplex SAM szolgáltatások

Az IPR-Insights nemcsak a vállalati szoftvereszköz-gazdálkodás szűken vett területein áll ügyfelei rendelkezésére, hanem olyan szolgáltatásokkal is, amelyek kiegészítik a napi SAM tevékenységet vagy akár túl is mutatnak annak keretein:

  • A szoftvereszköz-gazdálkodásról szóló ISO 19770-1 szabványban leírt SAM folyamatok szerint működő szervezeteknek lehetőségük van működésük tanúsíttatására is. Cégünk a vállalatok ISO 19770-1 felkészítésével és tanácsadással foglalkozik, ugyanakkor tanúsítást nem végez, hiszen ez összeférhetetlenséget eredményezne. (A minősítést az IPR-Insightstól független partnerrel lehet elvégeztetni.)
  • Ahhoz, hogy a szoftvereszközeinkkel kapcsolatos jogi kockázatokat megfelelően kezelhessük és azok anyagi és reputációs kihatásait a minimálisra csökkentsük, érdemes a szoftverjog területén jártas szaktanácsadók segítségét igénybe venni.
  • A szoftvergazdálkodás számviteli szempontból is speciális szakértelmet igényel. Tanácsadóink a szoftvereszközök számviteli felülvizsgálatával, azok kezelésére vonatkozó számviteli ajánlások kidolgozásásával, illetve számviteli workshoppal állnak ügyfeleink rendelkezésére.
  • Az IPR-Insights SAM projekt minőségbiztosítási szolgáltatásai többek közt projektmódszertan, kockázatelemzés, képzés, minőségellenőrzés, folyamatok kialakítása, ISO 19770-1-es szabvány szerinti kiértékelés területén nyújtanak támogatást ügyfeleinknek.
  • Az IPR-Insights szakértői egyedi vállalati igényekre szabott, illetve csoportos oktatásokat, képzéseket tartanak szerzői jog és felelősségi kérdésekről, szoftvergazdálkodásról, gyártói licenckonstrukciókról, valamint számviteli kérdésekről. Ezeken kívül immár közel 10 éve rendszeres LicencAkadémia képzéseket is tartunk.
ISO felkészítés

Az IPR-Insights működésének kezdetétől a nemzetközi szabványokat és ajánlásokat szem előtt tartva végezte munkáját. Az ISO 19770-1 megjelenésével természetesen cégünk e szabványt figyelembe véve végzi tevékenységét. Általánosságban elmondható, hogy azon az úton, amelyen egy vállalat ISO minősítést kíván szerezni egy adott tevékenységre, az első lépések sorrendben a jelenlegi állapot felmérése, a felkészülés a bevezetésre és maga a szabvány bevezetése a vállalatnál. Ezután következik a megvalósított rendszer működésének felmérése és a tanúsítás.

A függetlenséget megkövetelő nemzetközi normáknak megfelelően a felkészítő-tanácsadó és a minősítő partner nem lehet ugyanaz. Mivel cégünk a vállalatok felkészítésével és tanácsadással foglalkozik, ezért tanúsítást nem végez, hiszen ez összeférhetetlenséget eredményezne. A minősítést tehát az IPR-Insightstól független partnerrel lehet elvégeztetni.

Háttéranyag a magyar ISO 19770-1 szabvány megjelenéséhez

Áttekintés olyan szoftverpiaci trendekről és hazai tendenciákról, melyek a szoftvereszköz-gazdálkodásról szóló magyar ISO 19770-1 szabvány megjelenését indokolták. A háttéranyag itt tekinthető meg.

Szoftverjogi tanácsadás

A vállalati szoftvergazdálkodás során nem hagyható figyelmen kívül, hogy a szoftver szellemi alkotás, amelyre speciális jogi rendelkezések vonatkoznak. E sajátosságok naprakész ismerete olyan specializációt feltételez, amelynek sokszor a legfelkészültebb ügyvédek vagy vállalati jogászok sincsenek a birtokában. Nem hanyagolható el az sem, hogy a jogi szaktudás a kapcsolódó technológia ismerete és megbízható adatok nélkül mit sem ér.

Az IPR-Insights jogi csapata naprakész tudással és széleskörű tapasztalattal rendelkezik a szoftverek szerzői joga, a gyártói licencszerződések, a szabad szoftverek felhasználási feltételei, a licencbeszerzések és gyártói felülvizsgálatok valamint általában a jogszerű szoftverhasználat polgári és büntetőjogi vonatkozásai terén, munkája során pedig széles körben támaszkodik az IPR-Insights üzemeltetői és fejlesztői csapatára.

Ahhoz, hogy a szoftvereszközeinkkel kapcsolatos jogi kockázatokat megfelelően kezelhessük, és azok anyagi és reputációs kihatásait a minimálisra csökkentsük, érdemes a szoftverjog területén jártas szaktanácsadók segítségét igénybe venni.

Az IPR-Insights tanácsadói az alábbi szolgáltatásokkal állnak ügyfeleink rendelkezésére:

  • Szoftverek szerzői jogával kapcsolatos jogi tanácsadás
  • Szoftver-felhasználási (licenc) szerződések szerkesztése, véleményezése, szerződésminták biztosítása
  • Felhasználók képviselete szoftvergyártói auditok során, szoftvergyártói auditok felhasználó oldali menedzsmentje (kommunikáció a gyártóval és az auditorral, adatszolgáltatási, adatvédelmi és titoktartásai kérdések kezelése, a feltárt hiányok rendezésével, kockázatok kezelésével kapcsolatos tanácsadás)
  • Szabad szoftverek felhasználásával, FLOSS licencelési kockázatok azonosítása és semlegesítése
  • Szoftverlicencek átruházásának vizsgálata, licencszerződések due diligence vizsgálata
  • Használt szoftverlicencek értékesítésével és vásárlásával kapcsolatos tanácsadás, kockázatok azonosítása és semlegesítése, dokumentáció ellenőrzése és elkészítése.
Számviteli tanácsadás

A szoftvereszközök törvényi szabályzóknak megfelelő számviteli kezeléséhez egyszerre két szakterületen kell biztosan mozognia az ezzel foglalkozóknak, mivel a vonatkozó számviteli szabályok ismeretén túl elengedhetetlen a megfelelő informatikai tudás megléte is. Ez a fajta szaktudás-kombináció azonban ritka, illetve ha meg is van, folyamatos fejlesztést igényel.

Mindezek mellett a terület önmagában számviteli szempontból is speciális szakértelmet igényel, különös tekintettel azokra az esetekre, ahol a vállalat, multinacionális cégcsoport részeként egy nemzetközi szerződés alatt vásárol, vagy országon belül több telephely között kell elosztania vásárolt licenceit. A különféle cégátalakulások, kiválások, összeolvadások, megszűnések, és jogutódlások esetében is jellemző, hogy a szoftvereszközök megfelelő kezelése gyakran háttérbe szorul, így észrevétlenül sodródhat a vállalkozás ingoványos talajra.

A két terület közelítése, valamint a fenti kockázatok elkerülése érdekében az IPR-Insights tanácsadói az alábbi szolgáltatásokkal állnak ügyfeleink rendelkezésére:

  • Szoftvereszközök számviteli felülvizsgálata
  • Szoftvereszközök kezelésére vonatkozó számviteli ajánlások kidolgozása
  • Számviteli workshop
SAM projekt minőségbiztosítás

A szoftvereszköz-gazdálkodás Magyarországon egy fiatal szakterületnek számít, ezért az ilyen projekteket leggyakrabban külső szakértők bevonásával valósítják meg. A házon belüli tapasztalatok hiányában azonban a megrendelő nehezen tudja ellenőrizni, hogy a projekt a megfelelő úton halad, és az elvárt eredményeket fogja hozni.

Az IPR-Insights tanácsadói több éves gyakorlattal rendelkeznek szoftvereszköz-gazdálkodási projektek megvalósításában. Jól ismerik a máshol bevált legjobb gyakorlatokat, a területekben rejlő lehetőségeket és kockázatokat, valamint biztosan tájékozódnak a szoftverlicencelés útvesztőiben. A magyar gazdálkodási környezet és jogszabályi háttér ismeretében tisztában vannak a nemzetközi vállalatcsoportok magyarországi leányvállalatainál kialakított rendszerek buktatóival is. Ezeket a tapasztalataikat eredményesen tudják hasznosítani úgy is, hogy a megrendelő oldalán, minőségbiztosító szerepkörben vesznek részt egy-egy szoftvereszköz-gazdálkodási projektben.

Az IPR-Insights minőségbiztosítási szolgáltatásai a következő területeken lehetnek hasznosak a megbízóink számára:

  • A projekt előzetes terveinek, módszertanának, megközelítésmódjának véleményezése, figyelem felhívása a kockázatokra.
  • A megbízó oldalán érintett személyek képzése.
  • A projekt folyamatának minőségbiztosítása, részvétel a szállítóval való egyeztetéseken, folyamatos kockázatmenedzsment.
  • A projekt termékeinek minőségellenőrzése átvétel előtt. Ez kiterjed például annak vizsgálatára, hogy a kialakított nyilvántartás megfelel-e az elvárásoknak, a licencek megfelelően lettek-e rögzítve, illetve a nem telepítés alapon licencelt termékek követése biztosított-e a rendszerben.
  • Közreműködés a szoftvereszköz.gazdálkodási folyamatok kialakításában és bevezetésében.
  • Igény esetén az ISO 19770-1-es szabványnak való megfeleléshez szükséges szempontok érvényesítése a szállítóval szemben.
Oktatás

Meggyőződésünk, hogy egy szervezet megfelelő szoftvereszköz-gazdálkodási folyamatainak kialakításához és főleg későbbi fenntartásához elengedhetetlen az e területen dolgozók képzése, a szoftvergazdálkodási tudás átadása. A szakemberek számára szintén elengedhetetlen a szoftvergyártók licencelési stratégiáinak, árazási struktúráinak ismerete is.

Tapasztalataink szerint azonban csak a szoftvergyártók elenyésző százaléka szervez legalább alkalmanként képzéseket, és általában azok kizárólag a saját licencelési elveik és gyakorlatuk átadására koncentrálnak, de a témakör átfogó alapelveinek megismertetésére nem alkalmasak.

Az IPR-Insights szakértői ezért e szempontokat is figyelembe véve tartanak egyedi vállalati igényekre szabott vagy csoportos képzéseket az alábbi témakörökben:

  • Szerzői jog és felelősségi kérdések
  • Szoftvereszköz-gazdálkodás
  • Gyártói szoftverkonstrukciók
  • Számviteli workshop

A fentieken túl 2009-ben elindítottuk LicencAkadémiánkat is, ahol rendszeres időközönként indítunk Alapozó és gyártóspecifikus Haladó szintű képzéseket.

Ingyenes-e


Amennyiben kíváncsi rá, az ön cégének szoftvergazdálkodási folyamata melyik SAM „érettségi szinten” áll jelenleg, töltse le ismertetőnket!