M365 From SA – Mit használhatok és hogyan? – IPR-Insights License Consulting

M365 From SA – Mit használhatok és hogyan?

Napjaink egyik legelterjedtebb Microsoft szoftver- és szolgáltatáscsomagja a Microsoft 365, vagyis az M365.

Az M365 különböző szintű csomagokban nyújtja a felhasználók mindennapi munkavégzéséhez szükséges szoftverhasználati-, szolgáltatáselérési- és (csomagtól függően) szerverelérési jogokat, előfizetéses formában.

Microsoft 365

Egyik nagy előnye, hogy a felhasználók megfelelő kategorizálása és a megfelelő csomagok megválasztása leegyszerűsíti a szoftver eszközgazdálkodást, nincs szükség a felhasználók által használni kívánt komponensek külön-külön történő licencelésére.

Ugyanakkor, a Microsoft a termékspecifikus licencelési szabályok kialakításakor mindig arra törekszik, hogy a lehető legtöbb felhasználási módra és a legtöbb egyéni ügyfélkörülményre megfelelően alkalmazható licenctípusokat és szabályokat hozzon létre. A cél érthető, de ennek komoly hátulütője, hogy akár egyetlen termékre vonatkozóan is számtalan licencelési forma és szabály alakul ki, melyek tengerében könnyű elveszni. Tipikus formája ennek az M365 From SA előfizetés.

A From SA előfizetések olyan nagyvállalati ügyfeleket céloznak meg, akik már rendelkeznek az alapvető szoftverek maradandó licenceivel és azokra vonatkozóan a Software Assurance (SA) szolgáltatást is fenntartották eddig. A From SA előfizetések az ilyen ügyfelek számára a teljes árú előfizetésekhez képest alacsonyabb díjon biztosítják a bennük foglalt szolgáltatásokat és szoftverhasználati jogokat, ezáltal természetesen a Microsoft részére is eszköztárat biztosítva az ügyfelek átcsábítására „a sötét” az előfizetéses oldalra…

Az M365 From SA elve ugyanez: a meglévő Windows Desktop, Office alkalmazáscsomag és CAL csomag licencekkel, valamint ezekre fenntartott SA-val rendelkező ügyfelek számára biztosítja az M365 előfizetési lehetőségét, kedvezményes áron.

A váltásból, valamint a számos kiegészítő szoftverhasználati jogból eredően az M365 From SA előfizetést választó ügyfelek azonban gyakran tanácstalanok: akkor most mit, milyen mennyiségben és milyen feltételekkel használhatunk?

Ezen próbálunk az alábbiakban segíteni.

Mit ad nekünk az M365?

Az M365 From SA előfizetések az E3 és E5 csomagra vonatkozóan érhetők el Enterprise Agreement keretében.

Az M365 csomagok online szolgáltatástartalmának ismertetése nem célja ennek a cikknek, a From SA előfizetések által biztosított jogok értelmezéséhez elegendő a kliens oldali komponensek ismerete:

  • Windows 10 Enterprise E3/E5
  • M365 Apps for Enterprise alkalmazáscsomag (korábbi nevén Office 365 ProPlus)
  • Enterprise CAL csomaggal egyenértékű szerver elérési jogok

Fentieket a csomag felhasználó metrikával biztosítja, tehát a felhasználási jog nem egy eszköznek, hanem a felhasználónak van biztosítva.

További fontos tény, hogy amennyiben egy Office alkalmazásszerver (Exchange-, SharePoint-, Skype for Business Server) minden belsős felhasználója M365 E3/E5 előfizetéssel rendelkezik, abban az esetben a szerverhez nem szükséges külön licencet biztosítanunk.

Milyen feltételekkel vásárolhatunk M365 From SA előfizetéseket és mi történik az erre jogosító alaplicencekkel?

A From SA előfizetések vásárlási feltételeit a Termékfeltételek (Product Terms, PT) nevű dokumentum szabályozza. A dokumentum magyar nyelven is elérhető, ugyanakkor az időnként előforduló fordítási hiányosságok miatt az eredeti, angol nyelven szívesebben hivatkozunk rá.

Lássuk először, hogy a PT milyen feltételeket fogalmaz meg a From SA vásárlására vonatkozóan:

PT, Appendix C, Add-ons & Other Transition Licenses

From SA

  • „Customer may acquire From SA SLs instead of SA for fully paid, perpetual Licenses subject to the following conditions:
    • Customer has active SA or is renewing coverage for the corresponding Qualifying Licenses
    • Customer acquires no more than one From SA SL for each Qualifying License unless provided otherwise in this Appendix
    • Customer retains the corresponding Qualifying Licenses throughout its From SA license subscription period
    • Customer acquires From SA SLs at Enrollment anniversary or renewal

Itt azon a megfogalmazáson van hangsúly, miszerint a From SA előfizetés az SA helyébe lép, nem az alap licenc helyébe. Az alap licencek további használatára vonatkozó korlátozás nincs, kivéve az a nem rég bekerült passzus, miszerint az alaplicencet a From SA ideje alatt meg kell őrizni (gyakorlatilag a tovább értékesítés tiltása).

Ugyanennek a fejezetnek az M365 bejegyzése határozza meg az alaplicenceket, melyek SA-jának helyébe lép az előfizetés:

  • Windows Desktop Operating System
  • Core/Enterprise CAL Suite
  • Office Professional Plus

Fentiek tehát azt jelentik, hogy az M365 From SA előfizetések megkezdése után az Ügyfél továbbra is rendelkezik az alaplicencekkel is, azok SA előnyei nélkül.

Mit ad nekünk az M365 From SA?

Annak ellenére, hogy az M365 From SA egy kedvezményes előfizetési forma, a fent ismertetett komponenseken túlmenően a teljes árú előfizetésekhez képest egy további fontos felhasználási jogot is biztosít, amely a legtöbb félreértésre adja az okot az M365 From SA kapcsán, ez pedig az Office Professional Plus használati joga.

A félreértéseknek általában két fő oka van:

  • Az M365 E3/E5 csomag által biztosított, fentebb említett M365 Apps for Enterprise (O365 ProPlus) alkalmazáscsomag nem azonos az Office Professional Plus alkalmazáscsomaggal. Az M365 From SA által biztosított Office Professional Plus használati jog tehát egy hozzáadott használati jog a teljes árú előfizetés használati jogaihoz képest.
  • Az Office Professional Plus azonban a user alapú M365 csomaggal ellentétben egy eszköz alapon licencelendő termék. Sokan ezért ez a jogot úgy értelmezik, hogy az M365 From SA előfizetésekkel azonos mennyiségű Office Professional Plus eszköz alapú licenchez jutnak hozzá az ajánlat révén. Pedig ennek az állításnak egyik eleme sem igaz, ugyanis

nem feltétlenül a From SA előfizetésekkel azonos mennyiségben, nem eszköz alapon és nem önálló licencként használható ez a jog.  

Lássuk hogyan szabályozza ezt a PT:

PT, License Terms, Software, Online Services, Microsoft 365, 2. Product Conditions, 2.2 Extended Use Rights for Microsoft 365 E3/E5

2.2.2 Office Professional Plus

2.2.2.1 Microsoft 365 From SA User SLs:

For each Licensed User to whom customer assigns a Microsoft 365 From SA User SL, Customer may install:

  • one local copy of Office Professional Plus for the sole use of the Licensed User for the duration of the subscription; and
  • one local copy of Office Professional Plus for new User SLs added to the same volume license agreement for the sole use of the Licensed User for the duration of the subscription. The number of new User SLs granted those user rights may not exceed the number of From SA User SLs initially covered under the agreement.

A From SA által biztosított Office Professional Plus használati jog úgy van tehát megfogalmazva, hogy egy helyi példány telepítési és használati jogát adja, a licencelt felhasználó kizárólagos használatára.

Miben különbözik ez egy teljes értékű Office Professional Plus licenctől?

Egy Office Professional Plus licenccel ellátott eszköz elé bárki leülhet, hogy az alkalmazáscsomagot használja, és erről a licencelt eszközről joga van egy szerver oldalon telepített példány távoli elérése is (pl. Remote Desktop megoldással, ha rendelkezik a megfelelő CAL-okkal).

Ha a licenc SA-val is rendelkezik, akkor a licencelt eszköz elsődleges felhasználója egy szervezeten kívüli, például otthoni számítógépről is elérheti a cég szerverkörnyezetében telepített Office Professional Plus alkalmazáscsomagot, a Roaming Rights SA előny révén.

Ugyanakkor az M365 From SA Office Professional Plus használati jogára vonatkozó bekezdés nem azt mondja ki, hogy a felhasználó egy eszköze licencelve lesz Office Professional Plusra, hanem azt, hogy a felhasználó egy eszközén telepítheti és (csak ez a felhasználó) használhatja az Office Professional Plust lokálisan. Ez a jog tehát nem biztosítja a szerveren telepített Office Professional Plus használati jogát, ebből a szempontból ez nem számít „licencelt eszköznek”, és más felhasználó sem használhatja ezt a telepítést. Ugyanakkor a bejegyzés nem hivatkozik verzióra, így a mindenkori legfrissebb és a korábbi verziók használati jogát egyaránt adja.

A második bejegyzés azt mondja ki, hogy ahány From SA licencünk van, maximum ugyanannyi teljes értékű (nem From SA) M365 előfizetéssel rendelkező felhasználó is megkapja ugyanezt az Office Professional Plus lokális telepítési és használati jogot egy eszközén. A From SA előfizetések megvásárlását követően ugyanis, ha user szám növekményünk van, ezt már csak a teljes értékű előfizetésekkel oldhatjuk meg, ezért előfordulhat, hogy mindkét előfizetés típus használatban van egy cégnél.

Fentiekre egy példa:

  • A cég rendelkezik 500 db Windows Enterprise per Device + SA, 500 db Office Professional Plus + SA és 500 Enterprise CAL Suite + SA licenccel.
  • A szerződésük megújításkor úgy döntenek, hogy M365 From SA-ra állnak át az SA folytatása helyett. Ekkor lesz nekik:
    • 500 db M365 From SA előfizetésük (Mely 500 felhasználónak a fentiek szerinti korlátozott Office Professional Plus telepítési jogot is ad)
    • 500 db Windows Enterprise LTSC per Device upgrade licencük SA nélkül – ezek a licencek SA nélkül azonnal ahhoz a géphez kötődnek végleg, amelyhez rendelve voltak (ld. cikkünket a Windows 10 SA-ról)! Emellett összes SA előnyüket is elveszítik, így a virtualizációs jogokat is, tehát ezek a licencek a továbbiakban például VDI környezet elérését sem biztosítják.
    • 500 db Office Professional Plus eszköz alapú licenc, az aktuális verzión, downgrade joggal, de SA nélkül –ezek a licencek akármilyen eszközhöz kioszthatóak és egyaránt biztosítják az adott verzióig az Office Professional Plus lokális használatát és szerver oldali telepítés (RDS) elérését is a licencelt eszközről. Hátránya, hogy nincs Roaming Rights, tehát a licencelt eszköz elsődleges felhasználója nem „viheti magával” szervezeten kívülre a szerver oldali telepítés elérés jogát, tehát nem jogosult mondjuk az otthoni gépéről a szerveren telepített Office elérésére úgy, ahogy az egy SA-zott licenc esetén lenne.
    • 500 db Enterprise CAL Suite SA nélkül – Mivel az átállás miatt valószínűleg mindenkinek van M365 E3/E5 előfizetése, akinek on-premise szerver elérése van, ezeket a CAL csomagokat legfeljebb a külsős felhasználók Windows Server elérésének biztosítására van lehetőség felhasználni. Ha mégis akadnának belső felhasználók, akiknek nincs szerver elérési jogot biztosító előfizetésük (pl. M365 F1/F3 felhasználók) és nekik biztosítanánk ezekkel a licencekkel szerver elérési jogot, akkor elveszítjük az M365 E3/E5 csomagok cikkünk elején említett egyik nagy előnyét: az ingyenes Office alkalmazás szerver telepítési jogot, mivel ez csak abban az esetben él, ha ezeket a szervereket csak M365 E3/E5 belső felhasználók érik el. Tehát ha CAL-lal licencelt belső felhasználónak is adunk elérési jogot, akkor szerver licencet is használnunk kell és virtualizációs környezetben valószínűleg annak SA-ját is fenn kell tartanunk.

Ugyanakkor, ha a cég alkalmazottainak száma időközben növekszik, példánkban 600 új felhasználója lesz, akkor ezeknek már nem vehet From SA előfizetést, nekik már teljes árú M365 előfizetés beszerzése szükséges.

A fenti második pont szerint azonban ahány From SA licencünk van, maximum ugyanannyi teljes értékű (nem From SA) előfizetéssel rendelkező felhasználó is megkapja az Office Professional Plus lokális telepítési és használati jogot egy eszközén. Tehát ebből a 600 új felhasználóból, akinek teljes értékű előfizetése van, maximum 500-nak szintén joga lesz a From SA szerinti Office Professional Plus lokális telepítésére és használatára.

Fentiekkel a Microsoft elsődleges célja az volt, hogy az M365-ra történő váltástól ne tántorítsa el azokat a potenciális ügyfeleket, akik még nem állnak készen a használatban lévő Office Professional Plus alkalmazáscsomagjaikról az M365 Apps for Enterprise átállásra.

Erős ajánlat?

Az M365 From SA Office Professional Plus használati joga elég erős ajánlatnak tűnik, de ha összes korlátozást figyelembe vesszük, akkor már kevésbé, sőt audit kockázatot is rejthet.

Az M365 From SA Office Professional Plus lokális használati joga ugyanis csak egy felhasználóra vonatkozik egy gépen. Ez azt jelenti, hogy az ügyfélnek biztosítania kell, hogy ezt a telepítést csak egy felhasználó tudja elindítani, ha leül a gép elé, vagy fizikailag kell ellehetetleníteni, hogy valaki más elé üljön és használja, különben egy teljes eszköz alapú Office Professional Plus licencigény generálódik erre az eszközre.

Lássunk egy példát:

  • A megmaradt From SA alaplicencünk között 500 db Office 2016 Professional Plus található.
  • 500 felhasználónk, van From SA M365 E3 előfizetéssel és 500 eszközzel.
  • Az összes eszközön Office 2019 Professional Plust telepítünk, a From SA előfizetések jogán.
    • Ebben az esetben az összes Office Professional Plus telepítés olyan az 500 eszközön, hogy minden egyes eszközön csak egy-egy felhasználónak van joga azt használni és kötelességünk valamilyen módon biztosítani, hogy a gyakorlatban is csak ez a felhasználási mód valósulhasson meg.
    • Ha ezt nem oldjuk meg, akkor, mivel a felhasználási módok lehetőségének megfelelően kell licencelnünk szoftvereinket, máris 500 db Office 2019 Professional Plus eszközalapú licencigény generálódik, hiszen csak az ilyen licencek biztosítanák, hogy bárki leülhessen a gépek elé az Office Professional Plust használni. Ezt a problémát a megmaradt Office alaplicenceink sem oldják meg, ha a 2019-et szeretnénk használni, hiszen azok 2016 verzión maradtak példánkban.
  • Ezen túlmenően ez a licenc nem biztosítja szerver oldali telepítések elérési jogát. Könnyű azonban abba a csapdába esni, hogy a From SA „használati jog” miatt egy szerverre is Office 2019 Professional Plust telepítünk, mert „úgyis mindenkinek From SA van”. Ennek szintén az az eredménye, hogy az összes gép, amiről elérhető ez a telepítés Office 2019 Professional Plus licencigényt generál.
    • Ha szerver oldali Office Professional Plus telepítést akarunk elérhetővé tenni, akkor az eszköz alapú alaplicenceinket kell használnunk, amik megmaradtak SA nélkül (példánkban legfeljebb 2016 verzión), így viszont nem sok hasznát vesszük a From SA Office Professional Plus használati jogának.
    • Ha szervezeten kívüli gépekről is elérhetővé akarjuk tenni ezt, akkor ahhoz már nem alkalmasak ezek a megmaradt alaplicencek az SA és ezáltal a Roaming Rights hiánya miatt. Ha tehát ilyen környezetet akarunk használni, akkor az M365 Apps for Enterprise-t kell telepítenünk szerver oldalon, hogy user alapú licencelése révén az M365 felhasználóink elérhessék azt bárhonnan, de ha már ezt használom szerver oldalon, akkor valószínűleg nincs szükség Professional Plus-ra kliens oldalon…

Összefoglalva tehát:

  • az M365 From SA előfizetések mellett továbbra is megmaradnak alaplicenceink, de az SA előnyök nélkül, mely jelentősen beszűkíti alkalmazási lehetőségeiket, főleg az M365 előfizetések mellett.
  • az M365 From SA korlátozott Office Professional Plus telepítési és használati jogot is biztosít, de ez nem egyenértékű egy teljes értékű Office Professional Plus licenccel, és jogszerű használata elég nagy odafigyelést igényel, valamint ritkán van rá szükség az M365 Apps for Enterprise mellett. Ez a jog kiterjeszthető a teljes árú (nem From SA) előfizetéssel rendelkező felhasználókra is, maximum a From SA mennyiségével egyező mértékben.

Manapság pedig, amikor a felhasználók munkakörnyezete napról napra változhat (munkahelyi munkavégzésről otthonira vagy vissza), az SA nélküli maradandó licencek használati lehetőségei egyre korlátozottabbak.